Hướng dẫn: Chuyển đổi Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Kể từ ngày 01/7/2022 các đơn vị chi trả phải chuyển sang dùng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại nghị định số 123/2020/NĐ-CP và thông tư số 78/TT-BTC.

Cơ sơ pháp lý:

Điều 32: Nội dung chứng từ

1. Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Điều 33: Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN

Khoản 2. Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Khoản 3.Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Thủ tục đăng ký sử dụng theo (Khoản 5 Điều 12 Thông tu số 78/TT-BTC)

Kể từ ngày 01/7/2022 các tổ chức sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN, thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng và lưu hành theo quy định Điều 3 Thông tư 37/2010/TT-BTCngày 18/3/2010, cụ thể:

Về thủ tục:

Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN phải nộp hồ sơ cho cơ quan thuế, bao gồm các loại giấy tờ sau:

Công văn đăng ký theo mẫu biểu Thông tư 37/2010/TT-BTC.
Mẫu chứng từ khấu trừ theo nội dung quy định tại Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản sao).

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN hợp lệ, cơ quan thuế:

Kiểm tra hồ sơ và đối chiếu với tình hình thực hiện chính sách thuế thu nhập cá nhân của đơn vị, ra thông báo chấp thuận việc đăng ký chứng từ khấu trừ;
Trường hợp không đủ điều kiện thì thông báo nêu rõ lý do không chấp thuận.

Thông báo lưu hành:

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo chấp thuận của cơ quan thuế, đơn vị trả thu nhập phải thông báo phát hành chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN tại trụ sở làm việc của mình. Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ phải nêu rõ về hình thức, kích thước, lô gô của mẫu chứng từ khấu trừ